TSE-Zertifikat prüfen: Viele Kassensysteme benötigen bald ein Update

Damit elektronische Kassensysteme manipulationssicher bleiben, müssen sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese schützt digitale Grundaufzeichnungen vor Manipulation – ein zentraler Baustein des § 146a AO.

Viele Betriebe besitzen ihre Kasse bereits seit mehreren Jahren. Wichtig: Das Zertifikat einer TSE läuft nach fünf, in Ausnahmefällen nach bis zu sieben Jahren ab. Danach kann die TSE keine sicheren Aufzeichnungen mehr erstellen und muss zwingend ausgetauscht werden.

Warum jetzt prüfen?

Erste Hardware-TSEs wurden bereits im Dezember 2019 zertifiziert. Viele dieser Zertifikate erreichen jetzt das Ablaufdatum.

Bei Cloud-TSEs kann der Anbieter das Zertifikat zentral aktualisieren – ein Austausch der Hardware entfällt.

Kritisch ist: Das Ablaufdatum orientiert sich am Herstellungsdatum, nicht am Kaufdatum. Dadurch kann eine TSE früher ablaufen als erwartet.

Was Betriebe jetzt tun sollten

Betriebe mit elektronischen Kassen sollten unbedingt:

1. Aktivierungs- und Ablaufdatum der TSE prüfen – am besten gemeinsam mit dem Kassendienstleister.
2. Hardware-TSE rechtzeitig austauschen, wenn das Zertifikat abläuft.
3. Mitteilungspflichten beachten (§ 146a Abs. 4 AO): Außerbetriebnahme der alten TSE melden sowie Inbetriebnahme der neuen TSE melden
4. Alte TSE zehn Jahre lang GoBD-konform aufbewahren.
5. Verfahrensdokumentation aktualisieren – idealerweise mit Unterstützung des Steuerberaters.

Warum das wichtig ist

Nach Ablauf des Zertifikats kann die TSE keine Geschäftsvorfälle mehr absichern. Das kann bei einer Betriebsprüfung erhebliche Probleme verursachen – inklusive formeller Mängel und möglicher Hinzuschätzungen.